Werkgroep “Terug naar Batouri” bestaat momenteel uit 4 leden met allen een gelijke inbreng betreffende de doelstelling, de projecten en de financiering daarvan. Verder zijn er donateurs. Deze kunnen als vaste donateur een bijdrage leveren aan de projecten van de werkgroep door minimaal jaarlijks de contributie van € 15.- over te maken op de rekening van het Harrie van Loon fonds. Zij ontvangen de nieuwsbrief. Overboekingen zijn ook mogelijk zonder vaste donateur te worden.
Projectgelden worden gestort en beheerd via het Harrie van Loonfonds. Dat heeft als effecten transparantie waardoor controleerbaarheid, teruggave van inkomstenbelasting voor de donateurs. Bij grotere projecten wordt cofinanciering door externe Nederlandse subsidieverstrekkers aangevraagd.
Donateurs kunnen hun gift oormerken door bij de overboeking het gekozen project te vermelden. Het is niet de taak van de werkgroep om na te gaan hoe deze giften bijeen gebracht worden. Echter dient de fondsenwerver wel te werken onder de vlag van de werkgroep “Terug naar Batouri” en de werkgroep van zijn voorgenomen activiteit op de hoogte te brengen. Dit uit zich o.a. door de naam van de werkgroep bij de werving duidelijk te vermelden. Het is niet toegestaan om fondsen te werven onder de vlag van de werkgroep voor projecten van andere organisaties.
Sinds een aantal jaren is het de gewoonte dat een of meerdere leden van de werkgroep op eigen kosten naar Batouri reizen. Doel: de correcte voortgang van lopende projecten controleren en om over nieuwe projecten, ingebracht door een lokale organisatie, te oordelen. In principe worden geen projecten van individuele personen in Batouri geaccepteerd. Het doel is om de fondsen in te zetten voor een zo breed mogelijke groep van de bevolking
Voor het jaarlijkse bezoek worden gasten door de werkgroep uitgenodigd. Zij worden tijdens de reis betrokken bij de werkzaamheden van de werkgroep in Batouri.
Veel donateurs vinden het fijn om zich, samen met hun relaties, volledig voor een project in te zetten. Indien het een bouwactiviteit betreft dient men het project te presenteren aan de werkgroep, voorzien van alle nodige gegevens zoals projectomschrijving, kosten en baten, bouwtekeningen e.d. Na goedkeuring door de werkgroep kan men zelfstandig het project begeleiden / ondersteunen. Hiertoe behoren fondsenwerving, contacten met de Afrikaanse partners, toezicht op de realisatie/voortgang. Bij fondsenwerving voor grotere bouwprojecten kan men voor subsidie contact opnemen met de werkgroep. De werkgroep vraagt de subsidie aan in naam van de Congregatie van de Hl. Geest. Verworven fondsen worden in de administratie van de werkgroep geboekt en geoormerkt. Op verzoek van de projectbeheerder worden gelden overgemaakt naar de goedgekeurde Afrikaanse rekening. Waar nodig kan men hulp en advies krijgen van de leden van de werkgroep. Bij alle activiteiten binnen het geadopteerde project dient duidelijk te zijn dat die activiteit geschiedt onder de naam van de Werkgroep “Terug naar Batouri”.
Donateurs die een project geadopteerd hebben worden eventueel uitgenodigd bij werkbesprekingen van de werkgroep